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  • 2020.05.07

英文でのビジネス文書(メール含む)におけるルールや役立ちフレーズ

英文でのビジネス文書(メール含む)におけるルールや役立ちフレーズ

英文でのビジネス文書作成の機会が増えている

中小企業でも積極的に海外進出を行っている昨今、取引先と英語でのメールや文書のやり取りが増えている方もいらっしゃるでしょう。

会社対会社となりますと、日本語でも文書作成に気を遣うことが多いのに、それが英語でとなると余計に気を遣う上に、日本語では簡単な言い回しでも英語での表現がなかなか出てこず、英語のメール1通作成するのに数時間かかったということもあるのではないでしょうか。

最初は辞書を引きつつ、都度表現を考え英文のビジネス文書を作成する方がほとんどだと思いますが、何度も作成しているうちに「この表現はあらゆる場面で使えるな」とか「わかりやすくて便利な言い回しだ」と思われるものに当たることがあります。

そこで今回は、英文でのビジネス文書作成における基本的なルールや理解しやすく汎用的に使える表現、言い回しなどをお伝えしたいと思います。

ビジネス文書の書き方は学校では教えてくれない

一般的な話として、日本の学校での英語教育は「読み、書き」重視で「話す、聞く」のウェイトが低いと言われています。よって、同じ英語でも日本人の多くは、口頭でのコミュニケーションは苦手だが英文を読んだり書いたりするのはそれに比べればマシという方もいます。

しかし、学校で習う英文(注:ここでは大学入試で出題されるような英文を想定しています)とビジネス文書は全く違います。学校で習う英文は新聞記事や何かの報告書のようなもので英語の表現としても非常に高度なものです。

翻って、ビジネス文書、特にメールでの文書としての英語はそこまで高度なものは求められません。それよりも短時間で発信者の意思が伝わり、延いては読み手の行動変容を促すようなわかりやすい表現が求められます(契約書などの法的文書は除く)。

学生時代に英語が得意科目だったとしても、英文のビジネス文書作成に苦手意識を持つのはその点に理由があります。この後出てくる表現、言い回しも学校では教えてくれないものですが、「へー、こんな簡単な表現でよいのか」と思われれるものも多いのです。

会議や打ち合わせの出席依頼メール

海外のお取引先との打ち合わせや会議を開催する時、その告知と出席依頼をメールで行います。極めてシンプルにわかりやすく伝えることが重要です。

-タイトル-

Invitation for the sales meeting on Apr.15 (415日開催の販売会議への招待)

まず英文でのメールの基本ルールとして、発信者の意思(=読み手にどうしてほしいのか)をはっきりと伝える、ということがあります。もし、このメールタイトルが、
・Sales meeting on Apr.15
だったらどうでしょうか?読み手に「会議の開催」という情報は伝わりますが、「どうしてほしいか」は伝わりません。これにInvitation(招待)が加わることにより、読み手はこの会議に招待されている、発信者の立場からすれば出席してほしいという意思が伝わります。

Request for attendance at the sales meeting(販売会議への出席依頼)
この表現だと「会議に出席してほしい」という意思はより伝わるかもしれませんが、少しストレートすぎて強制されている感じを受けます。顧客や自分より目上の方へは避けた方が良いかもしれません。

-宛名-

Dear Mr.~, (~様<男性>)
Dear Ms.~, (~様<女性>)

特定の誰か宛の場合です。何度も対面して親しい仲になった後であれば、Dearを省いたりファーストネームで始めたりしても構いません。

Dear Sirs or Madams, (各位)

宛先が複数の場合の表現です。メールの発信者も含めてお互い知己の仲であればシンプルに、”Dear All”でも良いです。

To whom it may concern(関係各位)
という表現もありますが、こちらは不特定多数で担当が不明の場合にも使われることがあるので、やはり顧客に対しては避けた方が無難です。

-本文<会議開催の告知>-

Please be informed that the above-mentioned sales meeting will be held as follows:
 (
上記の販売会議を以下の通り開催することをお知らせします)

この一文には他の場面でも使える表現が多く使われています。

Please be informed that ~(~をお知らせします)

何かを告知する時の表現です。とてもビジネス英語的でこのような表現を多く使っている文書に出会うとスマートな印象を与えます。

above-mentioned~(上記、上述、前述の~)

文書の前段ですでに述べた事象を表す時に使います。反対語はbelow-mentioned(下記、後述の)です。

will be held(~が開催される)

hold~が「~を開催する」という意味ですのでその受動態となります。会合、イベント等催事の告知には必ず使われるフレーズです。

as follows(以下の通り)

この文章の下に参照してほしい詳細が述べられている場合に使う表現です。

The topics we discussed yesterday are as follows
 (
昨日話した議題は以下の通りです)

色々な場面で使える便利な言い回しです。

-本文<会議の詳細>-

Objective:To discuss and determine the sales strategy next year
 (会議の目的:次年度の販売戦略について議論し決定する)

Date/Time:Apr.15(Wed.), 2020 14:00~15:00
 (日時:2020415() 14:0015:00)

Venue:〇〇Head Office Conference Room 1
 (会場:○○本社第一会議室)

会議の詳細は箇条書きで良いです。重要なのは、会議の目的をはっきりと明示することです。目的を明確にすることにより出席者への参画意識を高めます。
Venue(会場)という単語もこのような時にしか見かけないかもしれませんが、単にPlace(場所)というよりビジネス的な表現です。

-本文<エンディング>-

Your attendance would be highly appreciated.
 (
ご出席のほどよろしくお願いします)

“appreciate”は「感謝する」という意味で、「~してくれたら嬉しいです」ということを伝える時によく使うとても便利な表現です。発信者の意思をもう少し伝えたいと思ったら、

I would appreciate it if you could attend the meeting
 (
この会議に出席いただけましたら幸甚に存じます)

と表現します。

If you have any inquiries, please don’t hesitate to contact me.
 (何かご質問、お問い合わせがありましたら、遠慮なく私宛お知らせください)

inquiry(=問い合わせ)は顧客向けの丁寧な表現の一つです。”hesitate”は「ためらう」という意味で、don’tがついて否定形になると「~をためらわないでください」=「遠慮なく~してください」という意味になり、こちらも非常に丁寧な表現となります。もっと砕けた表現ですと、

Please let me know(私宛お知らせください)

となります。

Best regards,(よろしくお願いします)

最後の締めの表現です。単に”Regards,”でも”Thanks”でも構いませんが、やや砕けた印象を与えます。

添付ファイルを通じて、より詳細な情報を別途伝えたい時は、以下のような文章を追加します。

For more detailed information, please find the attached file.
 (詳細情報につきましては、添付ファイルを参照ください)

「添付参照」でしたら、”Please find the attached”だけで構いません。”find”の代わりに”see””refer to”も使えます。

見込み顧客からの資料やサンプル送付依頼があった時の
英文レター

英文でのビジネス文書(メール含む)におけるルールや役立ちフレーズ

あなたの会社の製品やサービスに興味を持った海外の見込み顧客からお問い合わせがあり、パンフレットやサンプルを送付することがあると思います。そんな時に使えるフレーズをいくつか紹介します。

Thank you for your inquiry about our services<new product line>.
 (弊社のサービス<新しい製品ラインアップ>について、お問い合わせいただきありがとうございます)

ルールとして当然ながら、まずお問い合わせに対する謝辞を述べます。シンプルで決まり文句のように何度も使える表現です。

As per to your request, I have enclosed our current brochure describing our range of products.
 (ご要望に応じ、弊社の製品パンフレットを同封いたします)

“A per to your request(ご要望に応じて)”は常套句です。”enclose”は「同封する」という意味で、書類や資料を送付する時の送付状によく使われます。同封物はメールでいうと添付と同じですので、

Please refer to the enclosed~(同封の~を参照ください)

という表現もできます。

送付物がサンプルの場合は、

We are pleased to send you some sample products.
  (サンプル製品をお送りします)

と表現します。
”We are pleased to”の代わりに”We would like to”でも構いません。

I hope this will help you to understand our business.
 (弊社のビジネスに対する理解を深めていただけると存じます)

「送付した資料が今後の両社のビジネス発展につながる」ことへの期待を表したフレーズです。

If you have questions or need of further assistance, please feel free to contact us.
 (ご質問やご相談ございましたら、お気軽にご連絡ください)

メールの項でも述べたお問い合わせに対応する旨の表現です。”further”は「さらなる、より突っ込んだ、詳細な」という意味です。”please feel free to”は前述の”don’t hesitate to”とほぼ同じ意味でやや砕けた表現となります。

Once again, thank you for your interest.
 (ご興味いただけたことに重ねて感謝申し上げます)

最後に謝辞のダメ押しをして、今後の取引に繋げます。

とにかく使ってみましょう

いかがでしたか?
使用されている単語は中学で習うレベルものがほとんどですが、英語独特の言い回しが多いと感じられたと思います。これらのフレーズはほぼそのままコピペして使えるものですので、海外企業とのメールやレターでどんどん使ってみてください。

米本 幸平

米本 幸平

ライター、コンサルタント

PROFILE

1963年生まれ、兵庫県出身。
1985年外資系食品企業入社、営業・広告宣伝・市場調査等の業務に従事した後、人事部門で会社全体の教育・研修の責任者として人材育成に携わる。
2018年中小企業診断士登録。
2019年に個人事務所ライスブック・コンサルティングファームを立ち上げ独立開業。製造業・飲食サービス業などの経営支援とともに企業向けの研修・セミナー講師業に携わる。

お問い合わせ先
株式会社プロデューサー・ハウス
Web:http://producer-house.co.jp/
Mail:info@producer-house.co.jp

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