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  • 2020.10.13

Zoomの時間制限を利用した会議改革!

Zoomの時間制限を利用した会議改革!

コロナ禍において、多くの企業が働き方の見直しを迫られました。当たり前のように毎日オフィスに通勤していた生活が一変し、在宅勤務が推奨される世の中へ。その急激なシフトに最初は戸惑った人も多いのではないでしょうか。
在宅勤務の浸透とともに使われるようになったツールは数多くありますが、なかでもWeb会議ツールは在宅勤務下でのコミュニケーションに必須であり、特にZoomは接続の安定性や操作の簡易性から多くの場面で活用されています。

ウィズコロナ時代に、一般的なビジネスツールとして定着しつつあるZoom。今回の記事では、無料で使えるZoom基本プランの「時間制限」を利用した会議改革についてご紹介します。

Zoomの「40分制限」を前向きに捉える

Zoomの時間制限を利用した会議改革!

Zoomの使い勝手のよいポイントのひとつとして、無料の基本プランでもサービスが充実していることが挙げられます。画面共有やチャット、録画機能など便利な機能はおおむね使用でき、ミーティング数の制限もなく、1対1のミーティングであれば時間も無制限です。
ただし、3人以上で行うグループミーティングの場合は40分までという時間制限があります。運営からのギフトとして時間制限が解除されるケースもありますが、基本的には40分で通信が切れてしまうと認識しておくのがよいでしょう。

最初は40分制限を不便に感じるかもしれません。しかしながら、この制限を前向きに捉えることで、「40分で強制的にミーティングを打ち切られてしまう環境」を活かした会議改革につなげることが可能です。

「会議の非効率」を強制的に見直す機会に

これまでの会議を振り返ってみて、以下のようなケースはなかったでしょうか。

・30分間では終わりそうにないからと、参加者の予定をとりあえず1時間おさえる
・もっと早く終われたはずなのに、なんとなく1時間丸々ミーティングをしてしまう
・会議となるとなぜか時間にルーズになり、ついつい予定時間をオーバーしてしまう

このような「会議の非効率」を改善する絶好の機会が、Zoomの「40分制限」なのです。
何の問題もなく自動延長できたオフィスでの会議とは異なり、無料のZoom基本プランでは通信が40分で強制的に切れてしまいます。強制終了されるのが分かっているので、会議を40分以内に収めるべく、これまでの運営方法にメスを入れる必要性が生じます。つまり、Zoomの時間制限は「会議改革を強制してくれるもの」とも捉えることができるのです。

会議改革のために行うべき事前準備

では、会議を改革するためには何を行えばよいでしょうか。会議を40分で終えられるように時間を圧縮するだけでなく、会議を広く改善するための事前準備のポイントをご紹介します。

Zoomの時間制限を利用した会議改革!

・目的を明確にし、会議の要否を確認する

まず行うべきは、「何のための会議なのか」を明確にすることです。重要な案件の方向性について意思決定したいのか、新たな企画立案のためにブレインストーミングがしたいのか、進捗状況などの情報共有ができればよいのか。会議によって目的はさまざまですし、運営の仕方も変わってきます。

目的を明確化したら、ECRS(Eliminate:排除、Combine:結合、Rearrange:並び替え、Simplify:簡素化)の観点で会議の開催そのものを見直しましょう。特に、資料の共有が目的で会議自体は不要なケース、目的が同じ他の会議と統合できるケースがないかを確認することが重要です。

目的を明確化することで議論がスムーズとなり、会議を40分に収めやすくなるというメリットもありますが、会議の数自体を減らすことができれば、40分に収める以上の効率化を図ることができるでしょう。

・出席者を選別する

目的を明確化し、会議自体の必要性を確認した後に行うのは、出席者の選別です。出席の意義が薄いにも関わらず「とりあえず」呼んでしまっていた参加者がいないかどうかを中心に確認しましょう。

必要以上に出席者が多い会議では、発言が一部の人に偏って議論が活性化しにくい、逆に議論が発散しすぎて方向性が定まらない、といったことが起こりがちです。特にZoomでは発言者が一人に限られ、隣の人とのちょっとした確認もできないため、出席者が多い場合には一言も発さない人が出てきやすいという事情もあります。
出席者を見直し適正化することで、議論が行いやすくなり会議の時間短縮につながると同時に、会議に出席不要となった従業員の業務時間創出にも寄与します。

場合によっては「ラジオ参加」を認めてもよいかもしれません。「ラジオ参加」とは、Zoom会議に参加し耳だけは傾けておくものの、並行して関係のない作業を進めることを容認するものです。会議中に意見を聞きたくて呼び出す可能性のある人、必要な情報だけ聞いておいてほしい人がいる場合に有効です。

・アジェンダをつくる

会議開催前には、アジェンダ(議題の一覧)をつくりましょう。アジェンダをつくることで、「その会議で何を話し合わなければならないのか」が明確になります。また、アジェンダがあることで会議の全体像が分かり、当日のタイムマネジメントが行いやすくなるため、40分以内で会議を終えられるよう留意しながら進めやすくなるという利点もあります。

アジェンダには「会議の目的(何のための会議なのか)」と「会議のゴール(会議が終わったときに何が決まっていればよいのか、どういう状態にあればよいのか)」もあわせて落とし込むことが重要です。この2つをアジェンダ上に明文化することで、出席者に強く意識してもらえるとともに、議論が脱線しかけたときの軌道修正も行いやすくなります。

・事前に資料を共有しておく

先述したアジェンダと当日使用する資料は必ず事前に共有しておきましょう。ただ共有するだけではなく、出席者に事前に目を通してもらうよう依頼しておくことも大切です。
出席者が会議の場で初めて資料を見る場合、資料を読み上げて説明する時間が必要になってしまい、非常に効率が悪いです。また、出席者が資料を見て考えをまとめるまでの時間が限られてしまうというデメリットもあります。

事前に資料を読み込んでもらい、会議での説明は要点と補足に留める。そして質疑応答や議論の時間を十分に確保することで、より有効な時間の使い方ができるでしょう。

会議当日の効率化は進行役が担う

当日の会議が始まったら、会議の進行役(司会者、ファシリテーター)がアジェンダに沿って会議の目的とゴール、議題一覧を確認することから始めます。参加者は一度目を通しているはずですが、重要なことですので冒頭で念押しをして、共通認識として定着させましょう。これを行うかどうかで、その後の議論の効率が大きく変わってきます。

また、Web会議の場合、どうしても時差が生じるため発言が被ってしまうケースがあります。オフィスでの会議と同様に脱線してしまうこともあるでしょう。その際、進行役が発言者を指名することや交通整理を行うことで、会議のスムーズな進行につながります。
さらに、40分で収まるようにタイムマネジメントする役割も進行役が担います。Zoomには接続時間を表示する機能もありますので、残り時間を確認しながら議論をリードするとよいでしょう。

なお、進行役は事前に決めておく必要があります。できる限り発表者や議事録担当とは異なる人を置き、進行に専念できる環境をつくることを推奨します。

Zoomの機能を活用した会議後タスクの効率化

Zoomの時間制限を利用した会議改革!

会議改革は会議後のタスクでも可能です。Zoomの機能を活用することで、これまで行っていた業務を省略、または簡略化することができます。

・チャットを有効活用して簡易議事録作成

議事録担当者は、当日の発言をZoom上のチャットに記録として残していきましょう。
質問はチャットに書き込んでもらうようルール化するのもよいアイデアです。記録になるだけではなく、議事進行を「見える化」することで、当日の議論の活性化にも寄与します。
このチャットは、簡易な議事録となります。会議の重要度によってはこれで十分ということもあるでしょう。また、重要性の高い会議で、しっかりとした議事録を整える必要がある場合でも、このチャットをベースとして作成することで大幅な業務効率化につながります。

・録画機能を有効活用する

無料のZoom基本プランでも録画機能を使用可能です。議事録作成の際の確認に用いることもできますし、録画データ自体を議事録の代わりとするのも一案です。動画だとストレージを圧迫してしまうという場合には、録画ではなく録音データを使うのもよいでしょう。
オフィスでの会議を録画・録音するのはハードルが高いですが、ZoomなどのWeb会議ツールではボタンひとつで簡単に行うことができます。これもZoom会議だからこその大きな利点です。

Zoom利用を契機に会議改革を

これまで、会議運営の無駄に気づきながらも改善せずにきてしまったという会社も多いのでないでしょうか。
ご紹介してきた通り、在宅勤務で普及したZoomの40分制限を「会議を強制的に終わらせて、効率化を促してくれる機能」としてポジティブに捉えることで、会議改革のきっかけとすることができます。

経済への悪影響ばかりが目についてしまうコロナ禍ではありますが、在宅勤務、そしてZoomの導入を契機として、会議運営を見直してみてはいかがでしょうか。

松本 崇

松本 崇

株式会社プロデューサー・ハウス


PROFILE

ライター、コンサルタント
福岡県出身。東京大学経済学部卒業後、大手不動産デベロッパーに入社。オフィスビル部門にて営業や事業企画を担当した後、J-REITのIR室長として投資家コミュニケーションに携わる。

2020年中小企業診断士登録。
同年pfworkを創業。専門性と複業を特長として、企業の経営支援・プロジェクト支援に取り組んでいる。

お問い合わせ先
株式会社プロデューサー・ハウス
Web:http://producer-house.co.jp/
Mail:info@producer-house.co.jp

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