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  • 2020.03.06

海外企業との打ち合わせに参加するときの心構え

海外企業との打ち合わせに参加するときの心構え

中小企業も海外に進出

昨今、日本においては人口減少や経済の低成長率もあり、中小企業でも積極的に海外進出を行っている、あるいは企図している企業は増えています。製造業などは生産拠点をアジアなどの新興国に置いている企業も多いと思います。

海外企業とのコミュニケーションは英語で行われる

海外進出となりますと、顧客はもちろん業務提携先など海外企業との取引、お付き合いが増えるのは自明の理。それに合わせて会議や交渉事などで海外企業とのコミュニケーションの機会も増えるでしょう。世界中で様々な言語が使われていますが、このような多国間でのビジネスの場で使用されるのはほとんどが英語です。ことビジネス現場においては英語が通じないことはまずないです。と言うより、英語でのビジネス会話が海外でのビジネス展開には必須と言っても過言ではありません。

日本人は、英語でのコミュニケーションに苦手意識を持っている方が多いと思います。海外企業との重要な交渉の場においては、通訳をつけるという方もいらっしゃるでしょう。しかし、つたない英語であっても自身の意思をストレートに伝えるために何とか英語で会話をしたいもの。

そこで今回は、海外企業とのあらゆる打ち合わせの場面を想定したちょっとした英語の表現や場に臨むときの心構え等をお伝えし、それほど英語に自信のない方にとって少しでもお役に立つ情報にしたいと思います。

まずは、電話会議から

最近は、ZoomやSkypeなどのシステムの発達により対面ではない会議スタイルも珍しくなくなりました。海外企業との会議でもコストと時間の削減を目的にこれらのシステムを使った電話会議の機会は増えているのではないでしょうか。

電話会議の利点は、会議のアレンジ、準備などの手間いらずで手軽に開催できることです。しかし、その手軽さゆえに開催直前での出席依頼が突然舞い込むこともありますよね。このような直前の知らせ、突然の通知やお願いのことを「Short notice」と言います。この表現を使って会議の出席依頼をしたり、出席を断ったり、ドタキャン(あまりやってはいけないことですが)したりできます。

・I know this is short notice, but I'd appreciate it if you'd attend this meeting.
 急なお知らせで申し訳ありませんが、この会議に出席いただけるとありがたいです

・Thank you for your invitation, but it’s too short notice to attend it.
 ご招待ありがとうございます。しかし、急なご依頼のため出席できません

・I'm sorry for such short notice, but I have had to go for business trip today and will be unable to attend the meeting.
 直前で申し訳ありませんが、本日出張に出なくてはならなくなったため、ミーティングに参加できなくなってしまいました

海外企業との打ち合わせに参加するときの心構え

ZoomやSkype等の電話会議システムの欠点は、対面での会議と比較して相手の表情や仕草が見えにくいことです。カメラ機能をオンにすれば動きや表情は見えますが、どうしても臨場感には欠けます。顔を出さずに音声だけの会議ということもあります。さらに、通信環境によってはその音声も聞きづらくなります。英語の聞き取りに自信のない方にとってはつらい状況です。

相手の言っていることが聞き取れなかった時の表現として、学校英語では「I beg your pardon?」や「Once more please」と言いましょうと習ったかもしれませんが、このような表現を実際に使う方は少数です。短いフレーズだとシンプルに「Sorry」とだけ言って聞き返すことが多いです。もう少し丁寧な表現ですと、

・I’m sorry, but I didn’t catch that.
 すみません、聞き取れませんでした

となります。

「相手の言っていることを聞き取れず、聞き返すのは恥ずかしい」と思う必要はありません。ビジネス上の交渉相手であれば重要事項を何度も確認するのは当然です。聞き取れたと思っても理解度に不安がある時は、

・You mean~
 つまり~ということですよね

と言って確認しましょう。

電話会議システムにはチャット機能が備わっています。会議中、相手の言っていることが聞き取れなかった時に即座に反応するのが難しい場合は、この機能を使い、

・I’m sorry, but I didn’t catch 〇〇’s comment. As it’s very critical, please say it again.
 すみません、〇〇さんのコメントが聞き取れませんでした。とても重要なことなので、もう一度言っていただけますか?

と書き込んでみてください。再度発言してくれるかチャットでそのまま返してくれるはずです。

海外企業と対面での打ち合わせに出席するときには

海外企業と対面での打ち合わせに出席するとき、どのような心構えで臨むべきなのでしょうか?

メールや電話会議では既にやり取りがあり、全く知らない仲ではないという想定ですが、普段外国人とさほど頻繁に接することのない仕事であったり生活であったりすると、いきなり外国人を目の前にすると戸惑いを感じるかもしれません。

アイスブレイクから始めましょう

どのような打ち合わせであっても、いきなり本題から入ることはないと思います。特に外国人との打ち合わせであれば、まずは良い話し合いの場づくりが重要となります。

打ち合わせや会議などで緊張をときほぐしたり、コミュニケーションを円滑に取れるような雰囲気を作ったりする働きかけのことを「アイスブレイク」と言います。「アイスブレイク」での鉄板ネタはやはり天気や気候のことですよね。

海外企業との打ち合わせに参加するときの心構え

・It’s sunny today.
 今日はいい天気ですね

・It’s a bit chilly today.
 今日は少し肌寒いですね

・August is the hottest month in Japan. How hot is New York in August?
 日本では8月は最も暑い月です。8月のニューヨークは、どれくらい暑いですか?

・We usually have typhoons from July to September in Japan.
 日本では7月から9月にかけて台風が来ます。

天気や気候の話はどんな国のどんな人でも身近に感じることですので、会話の最初に距離感を縮めるのに適した話題です。

相手国で打ち合わせや会議が行われるときには、その国で体験したちょっとしたことを話すことで場の雰囲気が一気になごむことがあります。

・I wonder why no one is using an umbrella in London. It’s raining!
 ロンドンでは雨が降っているのに誰も傘をさしていないんですよね!

「wonder」という単語は「何故、~なんだろうか?」というようにその現象を不思議に思い、その理由を考えているようなニュアンスを伝えるのに便利な言葉です。

・It’s the first time to come to Manila. Traffic in Manila is terrible!
 マニラに初めて来ましたが、マニラの交通渋滞は酷いですね

交通渋滞は「Traffic jam」なのですが、東南アジアの国々では「Traffic=交通渋滞」で通じます。マニラ(フィリピン)、ジャカルタ(インドネシア)、クアラルンプール(マレーシア)、バンコク(タイ)などの東南アジアの主要都市では経済発展に交通インフラ整備が追いついていないため、どこも酷い交通渋滞に悩まされています。よって、このネタはあらゆるところで使えますので知っておいて損はないです。

このような会話は、相手に「自国の文化や慣習に興味を持ち理解しようとしてくれている」と感じさせ、その後のコミュニケーションをスムーズに行うのに有効です。

打ち合わせ中の振る舞い

いよいよ打ち合わせも本題に入ります。意見はあってもなかなか発言できず、会話はどんどん進んでいく時、どうすればよいのでしょう?

・I’m sorry, but can I interrupt here?
 すみませんが、ちょっとよろしいですか?

「interrupt」は「中断する」という意味です。一旦、流れを切って自分の発言機会を得るための表現です。

海外企業とのやりとりでは、相手の意見に賛成なのか反対なのかをはっきりと述べなければならないケースが多いです。
・I agree<with 〇〇>.
 私は<〇〇さんの意見に>賛成です。同意します。

・I disagree.
 私は反対です。同意できません。

賛成、反対を述べた場合は必ずその理由を聞かれますので、「何故、賛成(反対)なのか」を簡潔に述べます。

・Because your sales strategy is well aligned with our common goals.
 何故なら、あなたの販売戦略は我々共通のゴールと合致しているからです。

打ち合わせのテーマや議題はあらかじめ知らされている場合が多いと思います。「この議題ではこのような発言をしよう」と前もって準備しておくことが重要です。まず日本語で考えてそれを英語の文章にしても構いません。この時にあまり「綺麗にしゃべろう」と思わないことです。

最初はキーワードなどの単語の羅列でも良いです。日本の学校での英語教育は文法重視であるため、「この時の前置詞はinだったかなofだったかな」など、どうしても文法的に正しく話そうとしがちです。
アメリカやイギリス、オーストラリアなど英語を母国語とする国は意外と少ないです。
アジアの国々で言えば、フィリピンやマレーシア、シンガポール、インドなど英語を公用語とする国は多いですが、それぞれの国独特のクセや訛りのようなものがあり、綺麗な英語を話しているとは言えません。

よって、日本人の話す英語の「上手下手」を揶揄されることはまずありません。それよりも大切なことは、英語がブロークンであっても自分の考えをしっかり表明しているかどうかで評価されるということです。打ち合わせの場で、英語で意思を表明することにぜひチャレンジしてみてください。

米本 幸平

米本 幸平

ライター、コンサルタント

PROFILE

1963年生まれ、兵庫県出身。
1985年外資系食品企業入社、営業・広告宣伝・市場調査等の業務に従事した後、人事部門で会社全体の教育・研修の責任者として人材育成に携わる。
2018年中小企業診断士登録。
2019年に個人事務所ライスブック・コンサルティングファームを立ち上げ独立開業。製造業・飲食サービス業などの経営支援とともに企業向けの研修・セミナー講師業に携わる。

お問い合わせ先
株式会社プロデューサー・ハウス
Web:http://producer-house.co.jp/
Mail:info@producer-house.co.jp

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