外国人従業員へ日本企業の社会保険・税制度を
説明する（第1回 入社時）

戦力として期待して正社員採用した外国人従業員。日本で安心して働いてもらうために、日本の社会保険や税の制度について分かるように説明してあげたいものです。そこで外国人従業員（仮にAさんとします）の入社時において、雇用者が制度について説明する上で注意すべき点についてまとめました。

本人は日本の社会保険制度を学びにきたわけではないので、制度の内容は不安を取り除く程度で大丈夫です。本人の雇用条件等によって必要となる説明に多少違いがありますが、ここでは一般的に使える英語のテンプレートとしてご案内します。その際は、基礎年金番号通知書や保険証、雇用保険被保険者証、給与明細書といった現物を見せながら説明してあげると彼らも理解しやすいです。

年金は厚生年金に加入します

日本では大きく分けて2つの年金制度があります（共済年金など、自社が該当するのでなければ細かいことは説明する必要はありません）。今回正社員となったAさんが加入したのは、会社に雇用されている人たちが加入する「厚生年金」であることを説明します。給与から天引きされる保険料は、標準報酬月額の9.15％です。基礎年金番号は生涯で一人1つであり、仮に転職することになった際には新しい会社で引き継ぐことも添えておきます。あるいは退職して日本を出国することになれば脱退一時金の請求ができることも伝えます。

In Japan, there are two major social security pension insurance system: “National Pension”
and “Employees’ Pension”. Everyone with residential address in Japan, over age 20, must join either one. National Pension are for the self-employed and the students. You are now
employed by our company, so you are joining the Employees’ Pension, or “Kosei-Nenkin”. This pension number will be used for your life, as long as you live in Japan.

The insurance premium deducted from your salary is 9.15% of the standardized monthly
salary. If you decide to leave this company and join another company in Japan, this number
shall be handed over to your new employer. If you decide to depart Japan, you may apply for a Lump-sum Withdrawal Payment for the enrollment period of the pension insurance.

Aさんが入社前に国民年金に加入していた場合、国民年金制度から抜ける手続きをAさん自身が市区町村役場で行わなければならないことを追加しましょう。払込が済んでいる国民年金保険料があれば、年末調整で使うため、年末まで納付書を保管しておくことも添えておきましょう。

If you joined the National Pension system before you are hired by this company, stop paying
the pension premium. You are switched to the Employees’ Pension and the premium will be
deducted from your salary. Please take the Health Insurance Card and visit the ward office of
your residence. Tell them about your switch.

For the premiums of National Pension system that you already paid, keep the receipts. By
submitting them at the end of the year to do the year-end tax adjustment, your income tax will be reduced.

健康保険は協会けんぽ（もしくは健康保険組合）に加入します

異国で暮らすことになった外国人は、やはり不安もあり医療保険について関心が高いです。保険証が届いたら、いつ事故に巻き込まれるかも分かりませんので、常に携帯することを伝えます。最近では保険未加入の外国人労働者の医療費未払問題があり、病院側で外国人を受け入れることに躊躇しているニュースが報じられることがあります。病院にかかる際は、保険証提示が必須であり、自己負担額は3割であることを伝えます。給与から天引きされる保険料は、標準報酬月額の4.905％です(令和4年4月からの東京都の場合)。退職時は保険証を回収することも添えます。

This is your “Health Insurance Card”, and now you are covered for any sickness and injuries.
Put this in your wallet and carry it with you, always. You don’t know when you may get sick or
get hit by a car on the street. When you are taken to the hospital, the first thing they ask you
are if you are insured. Show this card. Regarding the medical bill, you pay 30% of the total
medical expense, and the rest is covered by the insurance.

The amount the hospital tells you is the 30%. The insurance premium deducted from your
salary is 4.905% of the standardized monthly salary. When you resign, you will have to return
the card to the company.

健康保険の加入は年金加入とセットで手続きをするので、やはり入社前に国民健康保険に加入していた場合、市区町村役場で手続きをするよう伝えます。

Health insurance and Pension insurance are applied together. If you joined the National Health Insurance, go visit the ward office to tell them you switched the employees’ health insurance
system, as well. No longer use the National Health Insurance card that was mailed to you. Use the Health Insurance Card that the company provided you. Keep the receipts until end of the
year tax adjustment if you paid the premiums.

介護保険は40歳以上の従業員のみ加入

40歳以上の従業員は、健康保険と同時に介護保険に加入します。介護保険料は0.82％(令和4年4月から東京都の場合)が給与天引きされますが、利用は65歳に達してからです。

If you are age 40 and over, you have to pay the premiums for the “Long-Term Care Insurance”, together with the health insurance. The insurance premium deducted is 0.82%, but the
coverage begins after you reach 65.

労災保険は業務上のケガや疾病

本人よる保険料負担はないが、会社負担にて労災保険に加入していることを伝えます。業務上のケガや疾病があった場合には労災保険で対応すること、健康保険とは別であることを伝えます。例えば通勤時にケガした場合には会社に連絡することで、会社が対応し、保険料の本人負担はゼロになることを伝えます。

You are also covered under the “Workers’ Accident Compensation Insurance”, paid fully by the company. This covers your injury and sickness caused in relation to work and commuting. If
you are injured during commuting to work, contact the company as soon as possible. You do
not use the Health Insurance Card. Instead, the company will do some paperwork, and your
medical bills will be paid fully by the insurance.

雇用保険はあまり必要とされないことが多い

外国人従業員の場合、退職後に日本で失業手当を申請する前に本国へ戻るケースや、転職先が決まってからの退職であることが多いようですが、雇用保険にも強制加入していることを伝えます。失業手当については「退職することになった時に改めて相談にくるように」と伝えておきます。

You are covered compulsory by the Unemployment Insurance. If you decide to leave the
company and search for a new job within Japan, you can apply for an Unemployment
Insurance, but there is a waiting period of more than 1 month. Please come talk to me for
details when you resign.

所得税は年末調整で精算されます

控除される所得税は月給に応じた概算額であり、年末調整で精算されることを伝えます。会社が必ず源泉徴収票を用意します。年の途中で帰国した場合、自国での税申告にも使えるものだと伝えてあげると良いでしょう。

Income tax will be deducted from your monthly salary. The tax amount depends on the salary and other factors, such as number of dependents. As your monthly salary may vary, and your
situation may change, the tax amount deducted may differ from the final tax you are obliged
to pay. In December, the End of the Year Tax Adjustment will be done. The final income tax to
be paid will be recalculated according to your final annual salary. You may receive a tax refund or pay additional tax accordingly. The company will prepare you a Certificate of Withholding
Income Tax, which you may use to declare income tax at your home country, if needed.

住民税は翌年に遅れて発生します

日本に住所を持つ者は国籍を問わず住民税を払いますが、前年に所得のないことが多い外国人は初年度の給与から天引きされる住民税はありません。翌年6月から手取りが減ることになります。また、退職時には残った年間住民税額が最後の給料から一括天引きされることを伝えておきます。

All those with an address in Japan, regardless of the nationality, must pay Residential Tax.
Since residential tax is based on the previous year’s income within Japan, your first year in
this country, nothing is deducted from your salary. In your second year, deduction begins. For residential tax, a new year starts in June. June next year, the amount you receive in your bank will be a little less. Please note that when you resign the company in the middle of the year,
the remaining balance of your annual residential tax amount will be deducted at once from
your last salary.

以上で一通りの説明ができました。新しい生活並びに業務を始めたばかりの新入社員にとっては聞き慣れないことも多かいと思われます。そのため、いつでも質問に応じる姿勢を見せることが大切です。後は、Aさんの自社での成功を願いましょう！
If and when you have any questions, please do not hesitate to come ask me!